Archyvas — apibrėžimas, paskirtis ir skirtumai nuo bibliotekos

Archyvas – sistemingas įrašų rinkinys arba vieta, kurioje tokie įrašai kaupiami ir saugomi. Archyvą sudaro dokumentai, sukurti per asmens, institucijos ar organizacijos veiklą ir atrinkti nuolatiniam arba ilgalaikiam saugojimui. Tokie įrašai gali būti saugomi bet kokioje laikmenoje, fizinėje arba skaitmeninėje, ir dažniausiai yra neskelbiami, skirtingai nei viešai prieinamos knygos ar kiti leidiniai. Archyvus taip pat gali kurti didelės organizacijos, pavyzdžiui, korporacijos ir vyriausybės, taip pat bendruomenės, institucijos ir pavieniai asmenys.

Paskirtis ir pagrindinės funkcijos

• Įrodymų ir atminties išsaugojimas: archyvai saugo dokumentus, kurie įrodo veiklos faktus, sprendimus ir teisinius įsipareigojimus.
• Kultūrinė ir istorinė reikšmė: archyvinė medžiaga padeda tyrinėti praeitį, formuoti kolektyvinę atmintį ir kurti paveldą.
• Administracinė ir teisinė nauda: archyvai palaiko organizacijų valdymą, atsekamumą ir atitiktį teisės aktams.
• Prieigos užtikrinimas: archyvai tvarko ir aprašo rinkinius taip, kad būtų užtikrinta galimybė rasti ir naudoti informaciją.
• Ilgalaikis išsaugojimas: taikomos priemonės ir metodikos dokumentų fizinei ir skaitmeninei konservacijai.

Skirtumai nuo bibliotekos

Archyvai skiriasi nuo bibliotekų keliais svarbiais aspektais:

• Unikalumas: archyvuose saugomi unikalūs, dažniausiai nekartotiniai dokumentai (originalūs raštai, bylos, asmeniniai laiškai, protokolai), o bibliotekos renkasi daugiklius leidinių, skirtų plačiajai pasklaidai.
• Kūrimo rizika ir kontekstas: archyvinė medžiaga yra „šalutinis“ organizacijos veiklos produktas – ji atsiranda kaip veiklos pasekmė, o bibliotekų kolekcijos dažnai yra specialiai sukurtos ir skirtos informacijos sklaidai.
• Tvarkymas ir aprašymas: archyvinėms byloms dažnai taikoma hierarchinė tvarkymo sistema (fondas → bylos → dokumentai) ir detalesni aprašai, atspindintys dokumentų kūrimo kontekstą.
• Prieigos apribojimai: dėl teisinių, asmens duomenų ar konfidencialumo priežasčių archyvų medžiaga gali turėti prieigos ribojimus, ko bibliotekų leidinių atveju paprastai nebūna.

Archyvų tipai

• Nacionaliniai archyvai: kaupia valstybės institucijų dokumentus, saugo valstybės apimtį turinčią atmintį.
• Instituciniai ir vyriausybiniai archyvai: saugo ministerijų, savivaldybių ir kitų įstaigų dokumentus.
• Korporaciniai archyvai: skirti verslo ir įmonių dokumentacijai, komercinei istorijai išsaugoti.
• Asmeniniai ir šeimos archyvai: laiškai, nuotraukos, dienoraščiai, kuriais fiksuojama asmeninė ar šeimos istorija.
• Bendruomenės ir teminiai archyvai: kaupiantys konkrečių grupių, profesijų ar temų dokumentaciją.
• Skaitmeniniai archyvai ir duomenų saugyklos: specializuotos saugyklos skaitmeniniams dokumentams, įskaitant duomenų rinkinius, garso ir vaizdo įrašus.

Archyvavimo procesai

Įprasti archyvų veiklos etapai:

• Priėmimas (acquisicija): dokumentų rinkimas arba perėmimas iš institucijų, organizacijų ar asmenų.
• Vertinimas (appraisal): nustatomas medžiagos vertingumas ir sprendžiama, kas turi būti saugoma ilgalaikėje kolekcijoje.
• Tvarkymas ir saugojimas: fizinis ir skaitmeninis dokumentų išdėstymas, fondų struktūros kūrimas, konsolidavimas ir saugos priemonių taikymas.
• Aprašymas ir katalogavimas: metaduomenų kūrimas, leidžiantis vartotojams rasti reikalingą informaciją.
• Prieigos ir paslaugų teikimas: konsultacijos, prieigos suteikimas tyrėjams, kopijų rengimas.
• Konservavimas ir restauravimas: priemonės dokumentams apsaugoti nuo fizinio nykimo arba skaitmeninių formų praradimo.

Prieiga, teisės ir etika

Archyvų veikla susijusi su teisiniais ir etiniais klausimais:

• Prieiga prie dokumentų gali būti ribojama dėl asmens duomenų apsaugos, valstybės paslapčių, autorinių teisių ar kitų teisinio pobūdžio apribojimų.
• Archyvai dažnai nustato tvarką, kaip prašyti prieigos, užsisakyti kopijas ar aptarnauti tyrėjus.
• Etiniai principai reikalauja saugoti kontekstą, autentiškumą ir nešališkumą tvarkant bei pateikiant archyvinę medžiagą.

Skaitmeninimas ir ilgaamžiškumas

Skaitmeninimas tapo viena iš pagrindinių archyvų veiklų. Jis suteikia didesnę prieinamumą, bet kelia ir naujų iššūkių:

• Skaitmeninių kopijų ilgalaikiam išsaugojimui reikalingos stabilios techninės priemonės, formatų valdymas ir periodinis duomenų perkėlimo planavimas.
• Reikia užtikrinti metaduomenis ir autentiškumo rodiklius, kad skaitmeninės versijos būtų patikimos kaip įrodymai.
• Hibridinės kolekcijos (fizinės + skaitmeninės) reikalauja integruoto valdymo ir aiškios politikos dėl prieigos bei kopijavimo.

Asmenys ir praktika

Asmuo, dirbantis archyvuose, vadinamas archyvaru. Tyrimai ir praktika, susijusi su archyvinės informacijos tvarkymu, saugojimu ir prieigos užtikrinimu, vadinami archyvistika. Archyvarai ir archyvų specialistai atlieka tiek techninius darbus (rūšiavimas, konservavimas), tiek informacines paslaugas (paieška, konsultacijos), taip pat rengia politikas dokumentų atrankai ir prieigos tvarkai.

Santrauka

Archyvas yra gyvybiškai svarbi institucija, sauganti visuomenės, institucijų ir asmenų atmintį. Jis atlieka dokumentų išsaugojimo, teisinių įrodymų palaikymo, mokslinių tyrimų ir kultūrinio paveldo funkcijas. Skirtumas nuo bibliotekos — archyve dažniausiai saugomi unikalūs, veiklos kontekstą atspindintys įrašai, o jų tvarkymas, saugojimas ir prieigos reguliavimas reikalauja specialių žinių ir procedūrų.

Klausimai ir atsakymai

K: Kas yra archyvas?

K: Kuo archyvas skiriasi nuo bibliotekos?

K: Kokios yra archyvaro funkcijos?

K: Kokie yra archyvų šaltiniai?

K: Kokia yra teisinga terminologija įrašų rinkiniui įvardyti?

K: Kas yra archyvų mokslas?

K: Ar archyvuose esantys įrašai visada skelbiami?

Paieška pagal raidę