Archyvistas (archyvaras): kas tai? Pareigos, funkcijos ir archyvų mokslas

Sužinokite, kas yra archyvistas: pareigos, funkcijos ir archyvų mokslas — kaip specialistai atrenka, saugo ir užtikrina prieigą prie svarbių dokumentų.

Archyvistas - tai specialistas, kuris renka, sistemina, saugo, kontroliuoja ir užtikrina prieigą prie informacijos, turinčios ilgalaikę vertę. Archyvisto saugoma informacija gali būti bet kokios formos laikmenos (nuotraukos, vaizdo ar garso įrašai, laiškai, dokumentai, elektroniniai įrašai ir t. t.).

Kaip rašė Richardas Pearce-Mosesas, "archyvarai saugo dokumentus, kurie turi išliekamąją vertę kaip patikimi praeities prisiminimai, ir padeda žmonėms surasti ir suprasti jiems reikalingą informaciją šiuose dokumentuose."

Nustatyti, kurie įrašai turi išliekamąją vertę, ne visada lengva. Archyvistai taip pat turi atrinkti įrašus, kurie yra pakankamai vertingi, kad pateisintų saugojimo ir konservavimo išlaidas, taip pat daug darbo reikalaujančias tvarkymo, aprašymo ir nuorodų teikimo išlaidas. Teorija ir moksliniai darbai, kuriais grindžiama archyvų praktika, vadinami archyvų mokslu.

Archyvisto pagrindinės pareigos ir funkcijos

• Dokumentų rinkimas ir atranka: sprendžia, kuri informacija turi išliekamąją vertę ir verta saugoti ilgą laiką.
• Tvarkymas ir aprašymas: organizuoja fondus ir rinkinius, sudaro katalogus, aprašus (inventorius, metaduomenis), kad vartotojai galėtų lengvai rasti reikalingą medžiagą.
• Saugumas ir konservavimas: saugo fizinius ir skaitmeninius dokumentus nuo žalingų veiksnių (drėgmės, šviesos, temperatūros, mechaninio nusidėvėjimo) ir taiko konservavimo priemones bei atkūrimą.
• Prieigos užtikrinimas: teikia paslaugas vartotojams — mokslininkams, visuomenei, verslui, valstybinėms institucijoms; tvarko prašymus, kopijavimą, skaitmeninimą.
• Skaitmeninė priežiūra: diegia ir prižiūri skaitmeninius archyvus, rūpinasi ilgaamže skaitmenine prieiga ir duomenų migracija į naujas sistemas.
• Teisiniai ir etiniai klausimai: užtikrina asmens duomenų apsaugą, autorines teises, konfidencialumą ir teisėtą prieigą prie dokumentų.

Reikalingi įgūdžiai ir žinios

• Archyvų teorija ir praktika: supratimas apie fondo principą, ryšių išlaikymą ir dokumentų kontekstą.
• Bibliotekininkystės ir informatikos žinios: gebėjimas dirbti su katalogais, metaduomenų schemomis (pavyzdžiui, ISAD(G), EAD), duomenų bazėmis ir valdymo sistemomis.
• Techniniai įgūdžiai: skaitmeninimo technologijos, tai, kaip sukurti ilgalaikės prieigos skaitmeninius failus, sistemų administravimas arba bendradarbiavimas su IT specialistais.
• Analitiniai ir tyrimų įgūdžiai: gebėjimas vertinti dokumentų reikšmę, ieškoti informacijos historiniuose šaltiniuose.
• Komunikacija ir klientų aptarnavimas: paaiškinti, rasti, padėti vartotojams suprasti archyvuose esančią medžiagą.

Archyvų mokslas — kas tai ir ką apima

Archyvų mokslas (archyvistika) yra daugiasluoksnė disciplina, apimanti tiek praktines procedūras, tiek teorinį pagrindą. Jis nagrinėja, kaip kuriami, tvarkomi, saugomi ir panaudojami archyviniai dokumentai, taip pat teisines ir etines jų naudojimo normas. Archyvų mokslas apima temas:

• dokumentų atranką ir išsaugojimą (appraisal),
• fondų sudarymo ir konteksto išlaikymo principus,
• aprašymą ir katalogizavimą pagal tarptautinius standartus,
• konservavimą ir restauraciją (fizinę ir skaitmeninę),
• naudotojų aptarnavimą, prieigos politiką ir informacijos paieškos metodikas,
• skaitmeninės ilgaamžiškumo strategijas bei long-term preservation problemas.

Skaitmeninių archyvų iššūkiai

Skaitmeninių įrašų valdymas kelia specifinių iššūkių: formato pasikeitimai, saugos grėsmės, metaduomenų trūkumas, didelės duomenų apimtys ir būtinybė užtikrinti nuolatinę prieigą. Archyvistai dirba su IT specialistais, kurdami politiką, procedūras ir techninius sprendimus, kad skaitmeninė medžiaga išliktų prieinama ateities kartoms.

Archyvų tipai ir darbo aplinka

Archyvistas gali dirbti įvairiose institucijose:

• valstybiniuose ir municipaliniuose archyvuose,
• muziejuose ir bibliotekose,
• įmonių ir organizacijų vidaus archyvuose,
• universitetuose ir mokslinių tyrimų centruose,
• specializuotuose sektoriuose (teisiniuose, medicinos, kariuomenės ir kt.).

Etika ir teisė

Archyvistas dažnai sprendžia jautrius klausimus: kokią medžiagą atskleisti, kaip saugoti asmens duomenis, kaip laikytis autorių teisių ir archyvavimo teisės aktų. Darbas reikalauja objektyvumo, profesionalumo ir pagarbos dokumentų kontekstui bei jų savininkams.

Karjeros kelias ir išsilavinimas

Dažniausia pradžia — studijos archyvų moksluose, bibliotekininkystėje, informatikos ar istorijos srityse. Svarbus praktinis darbas archyvuose, kvalifikacijos kėlimo kursai, pažangios temos (pvz., skaitmeninė kaita, metaduomenų standartai). Profesinės asociacijos ir tinklai padeda sekti srities naujoves ir gauti sertifikatus.

Trumpas santrauka

Archyvistas yra informacijos saugotojas ir tarpininkas tarp praeities dokumentų ir dabarties vartotojų. Jo darbas apima tiek fizinį, tiek skaitmeninį dokumentų valdymą, reikalauja tarpdalykinių žinių — nuo istorijos iki informacinių technologijų — ir orientuotas į ilgalaikį dokumentų išsaugojimą bei jų prieinamumą visuomenei ir mokslui.

Klausimai ir atsakymai

K: Kas yra archyvaras?

K: Kokią informaciją gali saugoti archyvaras?

K: Koks yra archyvaro vaidmuo?

K: Koks yra archyvistų vykdomas įrašų atrankos procesas?

K: Kodėl ne visada lengva nustatyti, kokie įrašai turi išliekamąją vertę?

K: Kaip vadinamas mokslinis darbas, kuriuo grindžiama archyvų praktika?

K.: Kokios yra kai kurios išlaidos, susijusios su prieigos prie archyvaro saugomos informacijos suteikimu?

Paieška pagal raidę