Faksas (telekopijavimas): kas tai, kaip veikia, naudojimas ir saugumas

Faksas (telekopijavimas): sužinokite, kas tai, kaip veikia, naudojimo galimybės ir kaip užtikrinti saugumą. Praktiniai patarimai verslui ir saugios alternatyvos.

Faksas (faksimilinis ryšys) arba telekopijavimas – tai nuskaitytos spausdintos medžiagos (teksto ir vaizdų) perdavimas telefono numeriu, prijungtu prie spausdintuvo ar kito išvesties įrenginio. Originalus dokumentas nuskaitomas fakso aparatu (arba telekopijavimo aparatu), kuris turinį (tekstą arba vaizdus) paverčia bitų atvaizdu, o šis bitų atvaizdas siunčiamas per telefono sistemą. Gaunantysis fakso aparatas priima užkoduotą signalą, jį iššifruoja ir išspausdina popierinę kopiją.

Kaip faksas veikia – paprastais žingsniais

• Nuskaitymas: optinis skaitytuvas ar jutikliai nuskenuoja originalų dokumentą ir pavercia jį skaitmeniniu vaizdu.
• Kodavimas: skaitmeninis vaizdas užkoduojamas taip, kad jį būtų galima perduoti per telefono liniją (ar kitas ryšio priemones).
• Perdavimas: užkoduotas signalas siunčiamas per telefono tinklą arba skaitmeninius kanalus į gavėjo įrenginį.
• Priėmimas ir spausdinimas: gavimo įrenginys persiunčia signalą į dekoderį, atkuria vaizdą ir, jei reikia, išspausdina popierinę kopiją.

Fakso tipai

• Analoginis faksas: tradicinis metodas, naudojantis PSTN (viešą telefono tinklą).
• Skaitmeninis faksas: perduodamas per skaitmeninius ryšio tinklus (pvz., ISDN) – paprastai greitesnis ir patikimesnis.
• Internetinis faksas (e-faksas): faksogramą siunčia per interneto tinklą arba el. paštą; gavėjas gauna ją elektroniniu formatu arba spausdina per fakso serverį.

Kur naudojamas faksas

• Versle: sutartys, teisiniai dokumentai, užsakymai ir kita korespondencija — ypač ten, kur reikalinga pasirašyta popierinė kopija.
• Medicinoje: pacientų informacija, receptai ir laboratoriniai rezultatai, kai reikalingas greitas perdavimas tarp įstaigų.
• Teisinė sritis: kai kuriuose teisiniuose procesuose vis dar reikalaujama popierinių parašų ar faksu pateiktų dokumentų.
• Vyriausybės ir administracija: oficialūs pranešimai ir dokumentai, kai juridinė praktika arba procedūros numato faksą.

Faksų serveriai ir modernios sistemos

Daugelyje įmonių atskirus fakso aparatus pakeitė fakso serveriai, kurie elektroniniu būdu priima ir saugo gaunamas faksogramas. Tokie serveriai nukreipia jas vartotojams popieriuje arba saugiu elektroniniu paštu. Tokios sistemos sumažina išlaidas ir administracinį krūvį, nes nebereikia spausdinti visų dokumentų ir mažėja reikalingų telefono linijų skaičius.

Privalumai ir trūkumai

• Privalumai:
  • Greitas dokumentų perdavimas tarp vietų.
  • Dažnai priimamas kaip teisinis įrodymas (kai kuriose jurisdikcijose).
  • Faksai – „tiksli“ dokumento kopija, įskaitant ranka rašytus parašus.
• Trūkumai:
  • Gali būti brangus ir lėtesnis nei elektroniniai sprendimai.
  • Per telefono linijas siunčiami duomenys gali būti perimti be specialių apsaugos priemonių.
  • Priklausomybė nuo fizinių popierių ir spausdinimo.

Saugumas ir privatumas

Faksai tradiciškai vertinami kaip saugesnis perdavimo būdas už nešifruotą el. paštą, nes jie siunčiami tiesiogiai per telefono tinklą. Tačiau faksinė informacija vis tiek gali būti perimta ar pasiekiama neteisėtai, jei priėmimo įrenginys nėra saugomas arba linija nėra apsaugota. Be to, internetu siunčiama medžiaga gali būti perimta, todėl rekomenduojami papildomi saugumo metodai, pvz., šifravimas (slapto kodavimo sistema) bei autentifikacija.

Organizacijos, norinčios padidinti fakso saugumą, taiko šias priemones:

• naudoti šifruotus kanalus (VPN, TLS) arba internetinio fakso paslaugas su saugyklos šifravimu;
• riboti prieigą prie fizinių fakso įrenginių ir reguliariai tvarkyti gautus dokumentus;
• naudoti fakso serverius su vartotojo autentifikacija ir audito žurnalu;
• prietaisų konfigūracija taip, kad faksogramos nebūtų siunčiamos į viešas spausdinimo vietas.

Teisiniai aspektai

Kadangi kai kuriose šalyse elektroniniai sutarčių parašai nėra visiškai pripažįstami įstatymais, o faksu pasirašytos sutartys su parašų kopijomis – pripažįstamos, fakso aparatai ir toliau palaikomi versle. Visgi daugelyje jurisdikcijų elektroniniai parašai ir jų teisinė reikšmė plečiasi, todėl būtina pasitikrinti vietinius teisės aktus prieš priimant sprendimus dėl dokumentų teisėtumo.

Geriausios praktikos siunčiant ir gaunant faksus

• Patikrinkite gavėjo fakso numerį prieš siuntimą.
• Naudokite viršelį su kontaktine informacija ir slaptumo žyme, jei siunčiate konfidencialią informaciją.
• Archyvuokite išsiųstų ir gautų faksogramų kopijas elektroniniu pavidalu saugioje vietoje.
• Jei įmanoma, pereikite prie internetinio faksavimo paslaugų su šifravimu arba el. parašų sprendimų.

Ateitis ir alternatyvos

Faksų naudojimas mažėja dėl plačiai prieinamų ir patogių elektroninių bendravimo technologijų: el. pašto, debesų saugyklų, elektroninių parašų ir specializuotų dokumentų valdymo sistemų. Tačiau faksai išlieka svarbūs ten, kur reikia popierinių parašų arba kai teisinė praktika to reikalauja. Daug įmonių pereina prie hibridinių sprendimų – fakso serverių arba internetinių faksų, kurie sujungia tradicinio fakso privalumus su moderniu saugumu ir automatizacija.

Santrauka: Faksas – tai patikimas ir iki šiol kartais reikalingas dokumentų perdavimo būdas. Nors daugelyje sričių jį keičia internetiniai sprendimai, fakso technologijos vis dar naudojamos versle, medicinoje ir teisėje. Renkantis fakso naudojimą, svarbu įvertinti saugumo, teisinių reikalavimų ir efektyvumo aspektus bei, esant galimybei, integruoti modernesnes šifruotas ir elektroninio dokumentų valdymo priemones.

Klausimai ir atsakymai

K: Kas yra faksas ir ką jis reiškia?

K: Kaip dokumentas perduodamas fakso aparatu?

K: Kokie yra kai kurie fakso aparatų naudojimo privalumai?

K: Kaip galima užtikrinti interneto pranešimų saugumą?

K: Kodėl fakso technologija susidūrė su interneto metodų konkurencija?

K: Kaip daugelyje įmonių buvo pakeisti atskiri fakso aparatai?

K: Ką veikia telekopijavimo aparatas?

Paieška pagal raidę