Apskaita: kas yra buhalterinė apskaita, funkcijos ir paskirtis
Sužinokite, kas yra buhalterinė apskaita, jos funkcijos ir paskirtis: kaip tvarkomi įmonės finansai, rengtos ataskaitos, mokami mokesčiai ir priimami strateginiai sprendimai.
Apskaita arba buhalterinė apskaita – tai sistema ir darbų rinkinys, kurio metu renkama, tvarkoma ir pateikiama finansinė informacija apie įmonės ar organizacijos veiklą. Ši informacija padeda vadovams, akcininkams (žmonėms, investavusiems į verslą) ir kitiems suinteresuotiesiems priimti pagrįstus sprendimus. Apskaita dažnai vadinama „verslo kalba“, nes ji aiškiai ir nuosekliai parodo, iš kur įmonė gauna pinigus, kam juos leidžia ir kokią turtinę padėtį turi.
Kas atlieka apskaitą ir ką jie daro
Buhalteriai – tai specialistai, kurie tvarko apskaitą, registruoja sandorius, rengia finansines ataskaitas ir dažnai atlieka įmonės buhalterinių knygų ir įrašų auditą arba patikrinimą. Buhalteriai rašo įmonei priklausančias sąskaitų knygas, pvz., didžiąsias knygas, kur registruojami visi piniginiai įvykiai: pardavimai, pirkimai, atlyginimai, mokesčiai ir kt. Kiekvieną kartą, kai įmonė išleidžia arba gauna pinigų, tai fiksuojama apskaitoje – šie įrašai vėliau naudojami rengiant reguliarias ataskaitas.
Pagrindinės apskaitos funkcijos ir paskirtis
- Informacijos teikimas – parodo, kiek įmonė uždirbo pajamų, kokios turimos skolos (kas įmonei yra skolingas) ir kam pati įmonė yra skolinga.
- Kontrolė ir stebėsena – padeda vadovams stebėti išlaidų efektyvumą, grynąsias pinigų srautus ir turto panaudojimą.
- Priimti sprendimus – investuotojai ir vadovai remiasi ataskaitomis planuodami plėtrą, investicijas ar veiklos korekcijas.
- Kreditorių vertinimas – bankai ir kiti skolintojai peržiūri finansines ataskaitas prieš suteikdami paskolas.
- Teisinė ir mokesčių atitiktis – mokesčių institucijos peržiūri ataskaitas, kad patikrintų, ar įmonė moka teisingus mokesčius.
Pagrindinės finansinės ataskaitos
Mėnesinės, ketvirtinės ir metinės ataskaitos parodo įmonės finansinę padėtį ir veiklos rezultatus. Svarbiausios ataskaitos yra:
- Balansas (turtas, įsipareigojimai ir nuosavas kapitalas) – rodo, ką įmonė turi ir kiek jai skolinga tam tikru momentu.
- Pajamų ataskaita (pelno (nuostolių) ataskaita) – parodo, ar per tam tikrą laikotarpį įmonė uždirbo pelno arba patyrė nuostolių.
- Pinigų srautų ataskaita – atskleidžia pinigų srautus: iš kokių veiklų gauti ir kur panaudoti pinigai.
- Nuosavo kapitalo pokyčių ataskaita – rodo nuosavo kapitalo pokyčius per laikotarpį (pvz., pelnas, akcininkų įnašai).
Apskaitos tipai ir metodai
- Finansinė apskaita – orientuota į išorinius vartotojus (investuotojus, kreditorius, mokesčių institucijas) ir remiasi nustatytais standartais.
- Vadovavimo (vidinė) apskaita – skirta vidiniams sprendimams: biudžetams, sąnaudų analizei ir veiklos kontrolei.
- Double-entry (dvislenkamoji) apskaita – pagrindinis principas, kuriame kiekvienas sandoris turi būti užfiksuotas bent dviejuose sąskaitų pusėse (debete ir kredite), taip užtikrinant balansą.
- Mokesčių apskaita – ruošia deklaracijas ir skaičiavimus, kad būtų laikomasi mokesčių teisės aktų.
- Grynųjų pinigų vs kaupimo principas – pagal grynųjų pinigų metodą fiksuojama tik tada, kai pinigai pervedami; pagal kaupimo principą – kai uždirbama ar įsipareigojama, nepriklausomai nuo pinigų gavimo/arba išmokėjimo laiko.
Apskaitos procesas ir pagrindiniai principai
Apskaitos ciklas paprastai apima: sandorių užfiksavimą (žurnaluose), pervedimą į didžiąją knygą, sąskaitų suvedimą ir derinimą, ataskaitų rengimą ir periodinį uždarymą (closing entries). Svarbūs principai – nuoseklumas, patikimumas, tikslumas ir atsekamumas. Taip pat taikomi tarptautiniai arba nacionaliniai apskaitos standartai (pvz., IFRS ar vietiniai GAAP), kurie užtikrina ataskaitų palyginamumą ir skaidrumą.
Kas naudoja apskaitos informaciją
- Vadovai – operatyvūs ir strateginiai sprendimai.
- Investuotojai ir akcininkai – sprendimams dėl investicijų ir dividendų.
- Kreditoriai (bankai) – skolinimosi rizikos vertinimui.
- Mokesčių institucijos – mokesčių apskaičiavimui ir mokėjimams.
- Darbuotojai, tiekėjai ir klientai – informacijos apie įmonės stabilumą ir patikimumą gavimui.
Auditas ir buhalterio kvalifikacija
Įrašų ir ataskaitų patikrinimą atlieka auditoriai. Kai kuriose šalyse akredituoti specialistai atlieka auditą: pavyzdžiui, Didžiojoje Britanijoje – atestuotas buhalteris, Jungtinėse Amerikos Valstijose – Certified Public Accountant (CPA). Auditas suteikia papildomą pasitikėjimą, kad ataskaitos yra teisingos ir atitinka taikomus standartus. Be audito, buhalteriai taip pat atlieka kasdienius apskaitos darbus: apskaitos įrašus, suvestines, derinimus ir ataskaitų ruošimą mokesčiams.
Apskaitos svarba verslui
Metinės ataskaitos parodo, ar įmonė per metus gavo pelno (kai uždirbo daugiau pinigų, nei išleido), kas įmonei yra skolingas, kam įmonė skolinga pinigų, ir kokius didelius brangius daiktus įmonė nusipirko ir planuoja naudoti daugelį metų. Šią informaciją naudoja kreditoriai, vadovai, investuotojai ir mokesčių institucijos. Teisinga ir tvarkinga apskaita padeda užtikrinti verslo stabilumą, palengvina finansinį planavimą, leidžia tinkamai valdyti rizikas ir laikytis įstatymų reikalavimų.
Trumpai tariant, apskaita yra ne tik dokumentų tvarkymas – tai pagrindinis įrankis, leidžiantis suprasti, vertinti ir valdyti verslo finansus. Be jos sunku priimti pagrįstus sprendimus ir užtikrinti įmonės ilgalaikį tvarumą.
Iš kur kilęs žodis
Žodis buhalteris kilęs iš lotyniško žodžio computare - "skaičiuoti, skaičiuoti, skaičiuoti", per prancūzų kalbą.
"Accomptant" buvo originali žodžio "accountant" rašyba ir tarimas. Tačiau laikui bėgant žmonės ėmė atsisakyti "p" žodyje "accomptant". Laikui bėgant žodis keitėsi ir kaip buvo sakomas, ir kaip rašomas, kol tapo toks, koks yra dabar.
Apskaitos teorija
Pagrindinė apskaitos lygtis - turtas = įsipareigojimai + nuosavas kapitalas.
Istorija
Ankstyvoji istorija
Buhalterinė apskaita yra labai sena. Ji prasidėjo tada, kai žmonės pradėjo ūkininkauti, kurti miestus ir miestelius. Žmonės, kurie galvojo apie ekonomiką (pinigų ir vertingų daiktų apskaitą), sugalvojo būdą, kaip užrašyti pasėlių dydžius ir vertes.
Žetonų apskaita senovės Mesopotamijoje
Seniausi apskaitos dokumentai buvo rasti tarp senovės Babilono, Asirijos ir Šumerų griuvėsių, kuriems daugiau nei 7000 metų. To meto žmonės, registruodami pasėlių ir bandų augimą, rėmėsi primityviais apskaitos metodais. Kadangi žemdirbystei ir bandų auginimui yra natūralus sezonas, nuėmus derlių ar nujunkius jauniklius lengva suskaičiuoti ir nustatyti, ar buvo gautas perteklius.
Buhalterinės apskaitos išradimas naudojant molinius žetonus buvo didžiulis žmonijos pažinimo šuolis.
XII a. po Kr. arabų rašytojas Ibn Taymiyah parašė knygą "Hisba". Šioje knygoje pateikiama išsami informacija apie apskaitos sistemas, kurias musulmonai naudojo iki VII a. po Kr. vidurio. musulmonų apskaitai įtakos turėjo (ją pakeitė) romėnai ir persai. Savo knygoje Ibn Taymiyyah pateikia išsamią informaciją apie sudėtingą valstybinę apskaitos sistemą.
Apskaita Romos imperijoje
"Res Gestae Divi Augusti" (lot. "Dieviškojo Augusto darbai") - tai puikus pasakojimas Romos žmonėms apie imperatoriaus Augusto valdymą. Jame išvardytos ir kiekybiškai įvertintos jo viešosios išlaidos, kurios apėmė išmokas žmonėms, žemės ar pinigų dotacijas kariuomenės veteranams, subsidijas aerariumui (iždui), šventyklų statybą, religines aukas ir išlaidas teatro spektakliams bei gladiatorių rungtynėms. Tai nebuvo valstybės pajamų ir išlaidų ataskaita, bet buvo skirta Augusto dosnumui parodyti. Apskaitos požiūriu "Res Gestae Divi Augusti" svarbus tuo, kad jis rodo, jog vykdomoji valdžia turėjo prieigą prie išsamios finansinės informacijos, apimančios maždaug keturiasdešimties metų laikotarpį, kurią buvo galima gauti ir po įvykio. Imperatoriaus turimos apskaitos informacijos apimtis leidžia manyti, kad jos paskirtis apėmė planavimą ir sprendimų priėmimą.
Romėnų istorikai Suetonijus ir Kasijus Dionas rašo, kad 23 m. pr. m. e. Augustas parengė rationarium (sąskaitą), kurioje buvo nurodytos valstybės pajamos, grynųjų pinigų sumos aerariume (ižde), provincijų fisci (mokesčių pareigūnų) ir publicani (viešųjų rangovų) rankose; joje buvo nurodyti išlaisvintųjų ir vergų, iš kurių buvo galima gauti išsamią ataskaitą, vardai ir pavardės. Tai, kad ši informacija buvo glaudžiai susijusi su imperatoriaus vykdomąja valdžia, patvirtina Tacito teiginys, kad ją surašė pats Augustas.
Pinigų, prekių ir sandorių apskaitą kruopščiai tvarkė Romos kariuomenės kariškiai. Mažų grynųjų pinigų sumų, gautų per kelias dienas Vindolandos forte apie 110 m. po Kr., apskaita rodo, kad fortas galėjo kasdien skaičiuoti pajamas grynaisiais pinigais, galbūt gautas pardavus atsargų perteklių ar stovykloje pagamintas prekes, vergams išduotus daiktus, tokius kaip cervesa (alus) ir clavi caligares (vinys batams), taip pat prekes, kurias pirko pavieniai kariai. Pagrindiniai forto poreikiai buvo tenkinami tiesioginės gamybos, pirkimo ir rekvizicijos būdu; viename laiške pateiktas prašymas skirti pinigų 5000 modii (matų) braces (alaus gamybai naudojamų grūdų) pirkti rodo, kad fortas pirko maisto atsargas dideliam žmonių skaičiui.
Heronino archyvas - taip vadinamas didžiulis papirusų dokumentų rinkinys, daugiausia laiškų, bet taip pat nemažai sąskaitų, surinktų III a. po Kr. iš Romos Egipto. Didžioji dalis dokumentų yra susijusi su didelės privačios valdos valdymu, kuri pavadinta Heronino vardu, nes jis buvo valdos, kurioje buvo sudėtinga ir standartizuota apskaitos sistema, kuria vadovavosi visi vietiniai ūkių valdytojai, phrontistes (graikų k. - valdytojas). Kiekvienas administratorius kiekviename dvaro padalinyje sudarė savo mažą apskaitą, skirtą kasdieniam dvaro valdymui, darbo jėgos apmokėjimui, pasėlių auginimui, produkcijos pardavimui, gyvulių naudojimui ir bendrosioms išlaidoms personalui. Vėliau ši informacija buvo apibendrinama papiruso ritinyje į vieną didelę metinę kiekvieno konkretaus dvaro padalinio sąskaitą. Įrašai buvo suskirstyti pagal sektorius, o piniginės išlaidos ir pelnas ekstrapoliuoti iš visų skirtingų sektorių. Tokios sąskaitos suteikdavo savininkui galimybę priimti geresnius ekonominius sprendimus, nes informacija buvo tikslingai atrinkta ir sutvarkyta.
Luca Pacioli ir šiuolaikinė apskaita
Luca Pacioli (1445-1517), dar žinomas kaip vienuolis Luca dal Borgo, laikomas apskaitos tėvu. Jis lotynų kalba parašė vadovėlį Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita (Aritmetikos, geometrijos, proporcijų ir proporcingumo santrauka, Venecija, 1494 m.). Šis vadovėlis buvo naudojamas Šiaurės Italijos abatikos mokyklose. Šiose mokyklose buvo mokomi pirklių ir amatininkų sūnūs. Šis vadovėlis buvo parašytas apie matematiką. Jame pirmą kartą išspausdintas aprašymas, kaip Venecijos pirkliai tvarkė savo sąskaitas. Venecijos pirkliai naudojo sistemą, vadinamą dvigubo įrašo apskaitos sistema.
Dvigubo įrašo buhalterija - tai tokia buhalterinė apskaita, kai kiekviena operacija yra debetuojama ir kredituojama.
Paciolis užrašė šią sistemą, bet jos neišrado, tačiau jis vis dar vadinamas "apskaitos tėvu". Jo užrašyta sistema turėjo didžiąją dalį šiandien žinomo apskaitos ciklo. Jis rašė apie žurnalų ir apskaitos knygų naudojimą ir perspėjo, kad žmogus neturėtų eiti miegoti naktį, kol debeto ir kredito sumos nesutampa. Jo knygoje buvo turto (daiktų, turinčių vertę), įsipareigojimų (skolų ir paskolų, kurias reikia sumokėti kam nors kitam), kapitalo (pinigų), pajamų ir išlaidų sąskaitos. Jis parodė, kaip rašyti metų pabaigos baigiamuosius įrašus, ir pasiūlė naudoti bandomąjį balansą, kad įrodytų, jog didžioji knyga yra subalansuota. Knygoje esančiame jo traktate (ilgame rašinyje) taip pat yra informacijos kitomis temomis, pavyzdžiui, apie apskaitos etiką ir sąnaudų apskaitą.
Po Pačiolio
Pirmąją anglų kalba parašytą knygą apie apskaitą 1543 m. Londone (Anglija) išleido Johnas Gouge'as.
1588 m. Johnas Mellis iš Sautvarko (Anglija) parašė trumpą sąskaitų tvarkymo instrukcijų knygą.
1635 m. buvo parašyta dar viena knyga, kuri vadinosi "Pirklių veidrodis, arba nurodymai, kaip tobulai tvarkyti ir vesti savo sąskaitas, sudarytas pagal debitorius ir kreditorius". Šią knygą parašė buhalteris Richardas Dafforne'as. Šioje knygoje yra daug nuorodų į daug anksčiau parašytas knygas apie apskaitą. Vienas šios knygos skyrius pavadintas "Nuomonė apie buhalterinės apskaitos senumą". Šiame skyriuje autorius teigia, kad, pasak kito autoriaus, buhalterinė apskaita, apie kurią jis rašė, Venecijoje buvo naudojama dviem šimtais metų anksčiau.
Buvo keli Ričardo Dafforno knygos leidimai. Antrasis leidimas buvo išleistas 1636 m. Trečiasis leidimas išleistas 1656 m. Dar vienas leidimas buvo išleistas 1684 m. Knygoje labai išsamiai aprašyta mokslinė apskaita. Joje pateikiama daug detalių ir paaiškinimų. Apskaitą pagrindžiantis mokslas patiko daugeliui žmonių XVII amžiuje. Tai patvirtina faktas, kad buvo tiek daug leidimų. Nuo šio istorijos tarpsnio buvo parašyta daug knygų apie apskaitą. Daugelis autorių teigia esantys profesionalūs buhalteriai ir apskaitos mokytojai. Dėl šios priežasties tai rodo, kad XVII a. dirbo profesionalūs buhalteriai.
Artimųjų Rytų žemėlapis, kuriame pavaizduotas derlingasis pusmėnulis apie 3 tūkstantmetį pr. m. e.
Apskaitos žetonai iš molio, iš Sūzos, Uruko laikotarpio, apie 3500 m. pr. m. e. Luvro Rytų senienų skyrius.
Dalis "Res Gestae Divi Augusti" iš Monumentum Ancyranum (Augusto ir Romos šventyklos) Ankyroje, pastatytos 25 m. pr. m. e. - 20 m. pr. m. e.
Romėniška rašymo lentelė iš Vindolandos romėnų forto prie Hadriano sienos Nortumberlande (I-II a. po Kr.), kurioje prašoma pinigų 5000 grūdų, naudojamų alui virti, pirkti. Britų muziejaus Priešistorės ir Europos skyrius.
Luca Pacioli paveikslas, kurį, kaip manoma, nutapė Jacopo de' Barbari
Apskaitos rūšys
- Finansinė apskaita yra "pagrindinė apskaitos šaka, apimanti finansinės informacijos rinkimą, registravimą ir išgavimą bei jos apibendrinimą periodinės pelno (nuostolio) ataskaitos, balanso ir pinigų srautų ataskaitos forma pagal teisinius, profesinius ir kapitalo rinkos reikalavimus".
- Valdymo apskaita - tai apskaitos rūšis, kai partneriai padeda vieni kitiems priimant valdymo sprendimus, kuria valdymo sistemas planavimui ir veiklos rezultatams bei naudoja finansines ataskaitas, kad padėtų parengti įmonės apskaitos strategiją ateičiai.
- Atvirosios knygos apskaita yra apskaitos principas. Pagal šį principą reikalaujama, kad ūkinių santykių šalys viena kitai parodytų savo apskaitos knygas.
- Mokesčių apskaita - tai apskaitos rūšis, kuri užtikrina, kad būtų laikomasi mokesčių įstatymų.
- Apskaitos mokslas tyrinėja apskaitos teoriją.
Finansinis auditas - tai vidaus auditas ir išorės auditas. Išorės audito metu nepriklausomas (nesusijęs) auditorius patikrina finansines ataskaitas ir apskaitos dokumentus. Nagrinėdamas šiuos įrašus auditorius gali nustatyti, ar šie įrašai yra teisingi, sąžiningi ir ar jie atitinka visuotinai pripažintus apskaitos principus (VAP) arba Tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus (TFAS). Vidaus audito metu stengiamasi gauti informacijos, skirtos vadovybės reikmėms, ir jį atlieka darbuotojai.
Klausimai ir atsakymai
K: Kas yra apskaita?
A: Apskaita - tai darbas, kurio metu vadovams ir akcininkams pateikiama finansinė informacija apie verslą. Ji taip pat vadinama "verslo kalba".
K: Kas yra buhalteriai?
A: Buhalteriai - tai žmonės, kurie tvarko apskaitą, taip pat atlieka įmonės buhalterinių knygų ir įrašų auditą arba patikrinimą. Didžiojoje Britanijoje šį auditą dažnai atlieka kvalifikuotas asmuo, vadinamas "atestuotu buhalteriu". Jungtinėse Amerikos Valstijose šis profesinis pavadinimas yra "Certified Public Accountant" arba "CPA".
K: Ką veikia buhalteriai?
A: Kai buhalteriai atlieka apskaitos darbą, jie rašo įmonei priklausančias sąskaitų knygas (buhalterines knygas). Kiekvieną kartą, kai išleidžiami ar uždirbami pinigai, jie įrašomi į buhalterinę knygą. Knygos knygos informacija naudojama rengiant įmonės mėnesio, ketvirčio (kas tris mėnesius) ir metines (kiekvienų metų) ataskaitas.
Klausimas: Ką rodo metinė ataskaita?
Atsakymas: Metinėje ataskaitoje parodoma, kokius pinigus įmonė per tam tikrą laiką gavo ir kam išleido. Joje taip pat parodoma, ar įmonė per metus gavo pelno (jei uždirbo daugiau pinigų nei išleido), kas įmonei yra skolingas, kam įmonė skolinga pinigų, taip pat nurodomi nupirkti dideli brangūs daiktai, kuriuos tikimasi naudoti daugelį metų.
Klausimas: Kas žiūri šias metines ataskaitas?
Atsakymas: Šias metines finansines ataskaitas žiūri skolintojai, vadovai, investuotojai, mokesčių institucijos (žmonės, kurie renka mokesčius valstybei) ir kiti sprendimus priimantys asmenys. Vadovai ir investuotojai į jas žiūri, kad galėtų priimti sprendimus, kaip leisti pinigus ateityje, o skolintojai, pavyzdžiui, bankai, į jas žiūri prieš skolindami įmonėms bet kokią pinigų sumą. Mokesčių institucijos, remdamosi šiomis ataskaitomis, tikrina, ar įmonės moka teisingus mokesčius nuo savo pajamų.
Klausimas: Kaip dažnai rengiamos šios ataskaitos?
A: Šios ataskaitos rengiamos kas mėnesį, kas ketvirtį (kas tris mėnesius) ir kasmet (kiekvienais metais).
Ieškoti